今後考えたいこと――どの程度の資料化が適切なのか

資料作成も手段―－最終目的を見失わないこと

久々のブログ更新 最後の記事投稿したのは1年以上まえだった。 そして意外だったのは、案外ページにアクセスがあったこと！！ずっとゼロだろうと見越して今回確認してみたら案外閲覧されており、ちょっとうれしくなった。

前回のブログ執筆までは学生だったのだけれど（記事に 就活 の話題があったとおり）、半年前に今の会社に入社して働いている。 そして日々生活するなかで、学んだこと感じたことを整理したいなと思い、そのアウトプットの手段として今回ブログを久方ぶりに開いてい見た。 今の会社に至る経緯等はおいおい時間があるときにでもまとめたいと思う。

さて今回の記事であるが、テーマだけ先に述べてしまうと、業務中の資料化はどのぐらいの按配で行うのがよいのか考えたいということである。

まず資料化の個人的背景について言うと、資料化は促進したほうがよいと思っている（これは言わずもがなと思うが） ただし、資料化もあくまで手段である。その目的から照らしたときに、手段である資料作成に時間が割かれ、最終目的が達成できないもしくは質が下がるのは本末転倒である。

資料化の効果としては以下が個人的に考えられる

• 時間的・空間的影響範囲の拡大
• 自分の思考の整理

空間的・時間的影響範囲の拡大

これは業務中に資料化が求められる第一点であろう。 まず空間に関して述べる。 たとえば、口頭伝承や対面のやりとりであれば、その影響範囲には限界がある。 一方で資料化し昨今の便利なツールを利用すれば、多くの関係者に自分の考えや情報を伝えることができる。 また自分のアイディアに対してもより多くの人からレビューがもらえるようになり、結果的にアウトプットの質も上がる。

次に時間について述べる。 よく聞く場面であるが、引き継ぎのさいに前の担当者が資料を残していないと、そこのキに対してャッチアップに時間がかかる 他方、資料が残してあるとそこの引き継ぎもスムーズにいく。

資料作成の難点――作成時間

上に述べた以外にも資料作成のメリットは多くある。だが、資料作成の難点は、 作成に時間がかかることだ しかも資料作成はあくまで手段であるので、そこの手段のみ追い求めて、最終目的を見失うようでは、そもそもの資料作成の意味もなくなる。

資料作成の基準はなにか

このように資料作成においても、費用対効果を検証して、そこにどのリソースを注ぐかは判断する必要がある

たとえば下記の記事は、資料化をテーマとしたものではないだが、社員の負担を軽減し自走できる組織として売上も拡大している企業の例である。

このなかで、社員全員が顔を合わせるのは月に1回程度、それはカレンダー等を確認すればわかるから また、無駄な資料（クライアントへの報告書等）は作成しない、とある。 mirai.doda.jp

前者の直接面会せずとも、業務進捗が把握出来る点では、おそらく資料等で言語化されているからだと思う。 一方で、後者の効率化の観点では、無駄な資料作成をなくしている。

このあたりには、資料作成の見極めがあると思う。なのでこの基準を今後の業務やインプットを通して探っていきたい。 また何かしら学びがあれば、記事にもアウトプットしたい。

また上記に関して意見があれば、未熟者にコメントおねがいします！！